הצעת מחיר ללקוח: חתימה וקבצים

יש שתי דרכים לשלוח הצעת מחיר. שליחה לאישור פותחת עמוד ללקוח לחתימה מקוונת, בלי להפיק עדיין מסמך ממוספר. יצירת מסמך במחשב, או הפק בנייד, יוצרים הצעת מחיר ממוספרת שאפשר לשלוח בדוא״ל עם קבצים מצורפים.

שליחה או פרסום גרסה חדשה דורשים גישה לשליחת הצעות לאישור. אם שליחה לאישור אינה זמינה, פנו למנהל החשבון. הצעות קיימות ותגובות הלקוחות נשארות בהכנסות ← הצעות לאישור גם לאחר שינוי הגישה; עדיין ניתן לבטל הצעה שטרם נענתה.

לפני שמתחילים

• פתחו ב־SmartBill את העסק הנכון, והכינו לקוח, פריטים, סכומים ותנאים.
• לחתימה מקוונת הכינו את דוא״ל של המאשר — זו הכתובת היחידה שיכולה לאמת ולחתום.
• לצירוף קבצים בדוא״ל הכינו PDF, PNG או JPG: עד 5 קבצים, עד 5 MB לקובץ ועד 10 MB בסך הכול. נדרש נמען דוא״ל אחד לפחות.

הכנת ההצעה

בחרו את המסך שבו אתם משתמשים ב־SmartBill:

במחשב

1. לחצו יצירת חשבונית / קבלה ובחרו סוג מסמך הצעת מחיר.
2. בחרו לקוח, מלאו תאריך, פריטים, הערות ותנאים. בדקו תצוגה מקדימה.
3. לחתימה מקוונת לחצו שליחה לאישור לצד פעולות ההפקה. אל תבחרו עדיין יצירת מסמך.
4. להצעה ממוספרת עם קבצים בדוא״ל, ראו צירוף קבצים ואז יצירת מסמך.

באפליקציה לנייד

1. הקישו על כפתור ההוספה ובחרו יצירת חשבונית או קבלה, ואז הצעת מחיר.
2. עברו בין השלבים: לקוח, פריטים, סכום ותאריך.
3. במסך הבדיקה האחרון, לחתימה מקוונת הקישו שליחה לאישור ברוחב מלא. אל תקישו עדיין הפק.
4. להצעה ממוספרת עם קבצים בדוא״ל, צרפו קבצים בשלב הדוא״ל ואז הפק.

שמור לטיוטה שומר בטיוטות בלי לשלוח ללקוח. הצעה שפורסמה לחתימה נשמרת בהצעות לאישור, בנפרד מהטיוטות, גם לאחר קבלת תשובה. הצעות ישנות שפורסמו מוצגות גם אם טיוטת המקור שלהן נמחקה בעבר; אי אפשר לערוך אותן כאשר המקור חסר.

שליחה לחתימה מקוונת

1. אחרי שליחה לאישור הזינו דוא״ל של המאשר ותוקף ההצעה בימים מרגע הפרסום (בין 1 ל־365; ברירת המחדל 30).
2. לחצו פרסום ושליחת ההצעה. הודעה: ההצעה פורסמה ונשמרה בהצעות לאישור; השליחה בעיבוד. תעברו אל הכנסות ← הצעות לאישור. עדיין אין מספר מסמך.
3. פתחו שורה כדי לראות פרטי ההצעה: מצב, דוא״ל המאשר, גרסה, בתוקף עד.
4. באזור שיתוף הצעת המחיר אפשר העתק, פתיחת ההצעה, או שיתוף בוואטסאפ ובחירת נמען ב־WhatsApp. השיתוף אינו מאשר ואינו דוחה. קישור שהועתק מהאפליקציה מחייב את הלקוח בקוד בדוא״ל. הפעולות הראשיות נשארות בתחתית חלונית הצד במחשב ובתחתית החלונית בנייד בזמן גלילת הפרטים: עריכה ושליחת גרסה חדשה, פתיחת המסמך שהופק כשהוא זמין, או ביטול האפשרות לאשר.
5. בנייד פתחו הצעות לאישור בלשוניות של הכנסות. במחשב העמוד בתפריט הצד של הכנסות.

אל תעבירו לאחרים את הדוא״ל שנשלח מ־SmartBill: יש בו קישור אישי שמאפשר גם למקבל להגיב. הקישור מהדוא״ל מאמת גישה בלי קוד נוסף עד 24 שעות מפרסום ההצעה, או עד פקיעתה אם מוקדם יותר. פתיחת הקישור אינה חותמת. הלקוח עדיין ממלא טופס, מאשר ושולח.

מה הלקוח עושה בעמוד החתימה

הלקוח רואה הצעת מחיר לאישור: שם העסק, הלקוח, הסכום, פירוט ההצעה ותנאי ההצעה. המצב בהתחלה הוא ממתינה לאישור.

1. לבחירה אישור וחתימה או דחיית ההצעה.
2. למלא שם מלא. באישור לבחור אופן החתימה: הקלדת שם מלא או ציור חתימה. אפשר ניקוי החתימה ולצייר שוב. בדחייה אין בורר חתימה; אפשר למלא סיבת הדחייה (לא חובה).
3. לסמן את תיבת ההסכמה. באישור: אני מאשר/ת את הצעת המחיר ואת התנאים המפורטים בה, ומוסמך/ת לאשר בשם הלקוח. בדחייה: אני מאשר/ת שברצוני לדחות את ההצעה.
4. אם נפתח קישור מהאפליקציה, או שפג הקישור האישי: שליחת קוד אימות לכתובת שקבעתם, להזין קוד האימות מהדוא״ל, ורק אז לשלוח. הקוד תקף כ־10 דקות; רק האחרון תקף. אפשר אימות באמצעות קוד בדוא״ל במקום הקישור.
5. באישור ללחוץ שוב אישור וחתימה. בדחייה: אישור דחיית ההצעה.

אחרי אישור מופיע ההצעה אושרה. העותק החתום מוכן ברקע ויישלח בדוא״ל. אם מופיע שההכנה בתהליך, הלקוח יכול רענון. להורדה מהעמוד נדרש הקישור הפרטי שנשלח אחרי האישור.

יצירת קשר עם העסק מהעמוד אינה משנה את מצב ההצעה.

צירוף קבצים להצעת מחיר

בעמוד החתימה המקוונת אי אפשר לצרף קבצים נוספים. אם נבחרו קבצים תחת צירוף קבצים (לא חובה) לפני שליחה לאישור, תופיע יש להסיר את הקבצים המצורפים לדוא״ל לפני שליחת ההצעה לאישור מקוון. הסירו אותם ואז שלחו לאישור.

כדי שהלקוח יקבל קבצים יחד עם הצעת מחיר ממוספרת בדוא״ל:

במחשב

1. הכינו הצעת מחיר כרגיל ובחרו נמען דוא״ל.
2. לחצו צירוף קבצים (לא חובה) מתחת לנמענים, בחרו קבצים, והסירו קובץ לא רצוי בכפתור ההסרה לצד שמו.
3. בדקו תצוגה מקדימה ולחצו יצירת מסמך. מסמך ה־PDF מצורף אוטומטית; הקבצים הנוספים מצורפים למשלוח הראשון.

באפליקציה לנייד

1. בשלב הדוא״ל הקישו צירוף קבצים (לא חובה) ובחרו קבצים מהמכשיר.
2. הסירו קובץ לא רצוי בכפתור ההסרה לצד שמו.
3. במסך האישור הקישו הפק.

הקבצים החד־פעמיים לא נכנסים ל־PDF, לא נשמרים בטיוטה ולא עוברים להצעה הבאה. קישורי תשלום אינם תומכים בקבצים נוספים.

קבצים שחוזרים בכל הצעת מחיר: הגדרות ← הגדרות מסמכים ← דיוור ללקוחות, באזור קבצים קבועים לדוא״ל לפי סוג מסמך, בחרו הצעת מחיר. פירוט בהורדה ושיתוף מסמך.

מעקב, גרסה חדשה וביטול

בהצעות לאישור חפשו לפי לקוח, דוא״ל או סכום. במחשב סננו בסטטוס; בנייד סינון, בחירה, ואז החל. אפשר למיין מהחדש לישן או להפך; ההצעות מקובצות לפי חודש הפרסום. רענון מצב ההצעות מביא את התשובה העדכנית. מצבים: ממתינה לאישור, ההצעה אושרה, ההצעה נדחתה, תוקף ההצעה פג, ההצעה בוטלה.

לשינוי הצעה שטרם נענתה: עריכה ושליחת גרסה חדשה, עדכון, ואז שליחה לאישור ופרסום ושליחת גרסה חדשה. הלקוח רואה את השינוי רק אחרי הפרסום; מי שצפה בגרסה קודמת צריך לרענן. יציאה מהעורך אינה מוחקת את ההצעה שפורסמה.

לעצירת הצעה שטרם נענתה: ביטול האפשרות לאשר. אי אפשר לפרסם שוב הצעה שאושרה, נדחתה או בוטלה — צרו הצעה חדשה.

אחרי אישור SmartBill מכינה PDF חתום והצעת מחיר ממוספרת. כשמופיע פתיחת המסמך שהופק, פתחו אותו. אם מופיע עדכון ההצעה או הקבצים עדיין בעיבוד. האישור, אם התקבל, נשמר. — רעננו מאוחר יותר; אין צורך בחתימה נוספת. אם ההפקה נשארת בהמתנה, בדקו את מכסת המסמכים במנוי.

אם הרשימה אינה נטענת, בחרו נסה שוב לפני ניהול הטיוטות. אם השליחה נכשלת, פתחו שוב את פרטי ההצעה ובדקו את מצבה לפני ניסיון נוסף.

מקרים ותגובות

שליחה לאישור אינה זמינה

מה רואים: הכפתור כבוי, או שליחת הצעות מחיר לאישור אינה זמינה בחשבון זה.

מה לעשות: פנו למנהל החשבון להפעלת הגישה. בינתיים אפשר יצירת מסמך במחשב או הפק בנייד, ולשלוח הצעה ממוספרת בדוא״ל כולל קבצים.

נבחר צירוף קבצים ואז שליחה לאישור

מה רואים: יש להסיר את הקבצים המצורפים לדוא״ל לפני שליחת ההצעה לאישור מקוון.

מה לעשות: הסירו את הקבצים החד־פעמיים ושלחו שוב לאישור. אם הלקוח חייב לקבל קבצים עכשיו, הפיקו את ההצעה עם יצירת מסמך או הפק וצרפו אותם לדוא״ל במקום חתימה מקוונת.

נבחר הפק בהצעה שכבר נשלחה לאישור

מה רואים: בנייד, אם חוזרים למסך הבדיקה אחרי שליחה לאישור ומקישים הפק: יצירת המסמך נכשלה, עם הסבר שהצעת המחיר נשלחה לאישור מקוון ולכן אי אפשר להפיק אותה כאן. חזרה סוגרת את יצירת המסמך. בעריכת הצעה שנשלחה לאישור, במחשב ובנייד, מוצגות רק תצוגה מקדימה, שליחה לאישור ופרטי ההצעה.

מה לעשות: ההצעה שנשלחה ללקוח לא השתנתה והיא נשארת בהכנסות ← הצעות לאישור. לעדכון שלה פתחו אותה שם ובחרו עריכה ושליחת גרסה חדשה. להצעה ממוספרת רגילה במקום חתימה מקוונת, בחרו שם ביטול האפשרות לאשר, ואז צרו הצעת מחיר חדשה והפיקו אותה. הצעה שאושרה מופקת אוטומטית.

הלקוח לא קיבל קוד אימות

מה רואים: אין קוד, או שהקוד לא עובד.

מה לעשות: לבדוק דואר זבל ולהמתין כדקה לפני בקשת קוד חדש. רק הקוד האחרון תקף. אם נפתח קישור שהועתק מהאפליקציה, הקוד נדרש. אם הקישור מהדוא״ל פג, לבחור אימות באמצעות קוד בדוא״ל במקום הקישור — הפרטים בטופס נשמרים.

הלקוח רואה גרסה ישנה, או ההצעה עודכנה

מה רואים: פרטים ישנים, או שיש לרענן ולקרוא את הגרסה החדשה.

מה לעשות: אחרי פרסום ושליחת גרסה חדשה הלקוח מרענן את העמוד ומבקש קוד חדש אם נדרש. אל תפיקו הצעה ממוספרת נוספת רק כדי לנסות שוב.

אחרי אישור עדיין אין PDF

מה רואים: עדכון ההצעה או הקבצים עדיין בעיבוד, או אצל הלקוח שהעותק בהכנה.

מה לעשות: התשובה כבר נשמרה. רעננו את הצעות לאישור ואחר כך פתיחת המסמך שהופק. אין לבקש מהלקוח לחתום שוב. אם זה נשאר כך, בדקו מכסת מסמכים ופנו לתמיכה.

לחצתי ביטול האפשרות לאשר, או שההצעה כבר נענתה

מה רואים: ההצעה בוטלה, ההצעה אושרה או ההצעה נדחתה. אי אפשר לפרסם שוב.

מה לעשות: צרו הצעת מחיר חדשה. אל תשלחו שוב את אותו קישור.

ממשיכים מכאן

הפקת חשבונית או קבלה · הורדה ושיתוף מסמך · עזרה כשנתקעים