הפעלת מודול המשכורות וניהול עובדים

מודול משכורות מאפשר לעובדים לדווח שעות מהאפליקציה, ולכם לנהל כרטיסי עובדים ומשמרות. המודול מופעל לעסק על ידי צוות SmartBill; אם הוא לא מופיע בתפריט, פנו לתמיכה. רק מנהלי העסק ומשרד הנהלת החשבונות המחובר רואים את נתוני השכר.

בנייד משכורות נפתח במסך מלא, בלי תפריט החשבון ובלי התפריט התחתון. עברו בין המסכים בלשוניות בראש העמוד, וצאו מהמודול עם חץ חזרה.

הוספת עובדים

במחשב

1. פתחו משכורות ← עובדים.
2. לחצו הוספת עובד/ת ובחרו הזמנה באימייל כדי שהעובד יירשם וידווח שעות בעצמו, עובד/ת ללא התחברות כדי לפתוח כרטיס בלבד, או קליטה מאקסל לייבוא כמה עובדים.
3. בקליטה מאקסל בחרו קודם אם לפתוח כרטיסים בלבד או לשלוח הזמנות באימייל (במצב הזמנה חובה אימייל בכל שורה). בחרו קובץ אקסל וגררו את השדות לעמודות המתאימות (שם מלא או שם פרטי+משפחה חובה). אפשר גם להוריד קובץ דוגמה. רק שורות תקינות נשמרות או נשלחות.
4. בלשונית ממתינים לרישום תופיע רשימת ההזמנות שעדיין לא התקבלו. אפשר לשלוח שוב אימייל הצטרפות או לבטל הזמנה.
5. עובדים שכבר נרשמו בתפקיד עובד/ת מופיעים בלשונית עובדים אחרי לחיצה על סנכרון מחברי הצוות.
6. טבלת העובדים מציגה סטטוס, טלפון, מספר עובד, חוזה, שכר לשעה וגישה לאפליקציה. חפשו בשדה החיפוש ומיינו לפי שם, סטטוס או מספר עובד בלחיצה על כותרת העמודה.
7. לחצו על שורה כדי לפתוח את כרטיס העובד בחלונית הצד ולערוך שם, תעודת זהות, מספר עובד בתוכנת השכר ושכר לשעה, או כדי לשנות סטטוס.

באפליקציה לנייד

1. הקישו על תמונת החשבון, בחרו תוספים, פתחו משכורות ובחרו עובדים. המודול נפתח במסך מלא.
2. הקישו הוספת עובד/ת ובחרו הזמנה באימייל, כרטיס ללא התחברות, או קליטה מאקסל.
3. בלשונית ממתינים לרישום עקבו אחרי הזמנות שטרם התקבלו, ושלחו שוב אימייל אם צריך.
4. הקישו על עובד כדי לערוך את הכרטיס או לשנות סטטוס.
5. כדי לחזור לתוספים, הקישו על חץ חזרה בראש העמוד.

QR של מקום העבודה

במשכורות ← הגדרות מוצג ה-QR של מקום העבודה. לחצו הדפסה ותלו אותו בכניסה. הפעילו חובת סריקת QR כדי שעובדים יוכלו להיכנס למשמרת רק בסריקה במקום. החלפת QR מבטלת כל קוד שהודפס קודם.

חוזי שעות

במשכורות ← חוזי שעות לחצו חוזה שעות חדש או על חוזה קיים כדי לפתוח אותו בחלונית צד רחבה. בטבלה מגדירים לקבוצת עובדים, לכל יום בשבוע ולערב חג, עד כמה שעות משלמים 100%, 125%, 150% ו־175% (אם משאירים את 150% ריק, כל השעות אחרי 125% הן 150%; אחרת השעות אחרי הרמה האחרונה שהוגדרה הן 200%), כמה דקות הפסקה מנוכות בכל יום, שעות רגילות בשבוע ותקן חודשי. שייכו כל עובד לחוזה מכרטיס העובד; בלי חוזה לא מנוכות הפסקות.

היעדרויות

במשכורות ← היעדרויות מופיעות בקשות החופשה והמחלה של העובדים. אשרו או דחו (עם סיבה) בקשות ממתינות, או לחצו רישום היעדרות לעובד כדי לרשום היעדרות מאושרת בעצמכם. רק היעדרויות מאושרות נכנסות ליומן הנוכחות ולחישוב השכר.

יומן נוכחות

במשכורות ← יומן נוכחות במחשב רשימת העובדים מוצגת בצד והיומן של העובד שנבחר לידה; בנייד בחרו קודם עובד מהרשימה. עברו בין חודשים בחיצים. הסיכום מציג ימי עבודה (ימים שבהם העובד עבד בפועל), שעות ברוטו/נטו, ושעות לפי 100% / 125% / 150% / 175% / 200%. כל יום מציג את המשמרות (משמרת לילה מפוצלת בחצות), ניכוי ההפסקה לפי החוזה, שעות נטו והיעדרות מאושרת אם יש.

אישור שעות

במשכורות ← אישור שעות בוחרים חודש ולוחצים חישוב מחדש. לכל עובד שהיה מועסק בחודש שנבחר נבנה דוח חודשי מהמשמרות הסגורות, מההיעדרויות המאושרות ומחוזה השעות: לכל יום מוצגות שעות 100%, 125%, 150%, 175% ו-200% לפי הספים היומיים בחוזה, ומעבר לתקן השבועי שעתיים ראשונות ב-125% והשאר ב-150%. ימי חג וערבי חג מזוהים אוטומטית מלוח החגים בישראל; אם הלוח לא זמין, החישוב נעצר ולא ניתן לאשר את החודש.

הטבלה מציגה לכל עובד סטטוס, ימי עבודה, סה“כ שעות וחלוקה לאחוזים. לחצו על עובד כדי לפתוח את הדוח החודשי שלו בחלונית צד, ושם לחצו על יום כדי לתקן אותו ידנית (שעות נטו, הפסקה, או להפוך אותו ליום היעדרות). ימים שנערכו ידנית מסומנים ידני ונשמרים גם אחרי חישוב מחדש; חזרה לחישוב אוטומטי מבטלת את התיקון. אפשר לרשום שכר לשעה והערות לחודש, ואז לאשר עובד אחד עם אישור החודש (בשורה בטבלה או בחלונית) או את כולם עם אישור כל העובדים. חודש מאושר נעול לעריכה עד שלוחצים פתיחה לעריכה; העובד רואה את הדוח המאושר באזור העובד ויכול לאשר שצפה בו.

ייצוא למיכפל

במשכורות ← הגדרות, בכרטיס ייצוא למיכפל, הזינו את מספר החברה שלכם במיכפל (עד 3 ספרות; הוא גם סיומת הקובץ) ואת מספר הסמל במיכפל לכל רכיב שרוצים לייצא: ימי עבודה, ימי תקן, תקן שעות, שעות 100%, 125%, 150%, 175% ו-200%, וימי מחלה, חופשה, חג, לידה, ללא תשלום ומילואים. רכיב בלי מספר סמל לא מיוצא. לכל עובד צריך למלא מספר עובד במיכפל בכרטיס העובד; תעודת הזהות מומלצת אך לא חובה.

במשכורות ← אישור שעות לחצו ייצוא למיכפל. החלונית מציגה מי ייכלל בקובץ ומי לא ולמה (דוח לא חושב או לא אושר, חסר מספר עובד). מיוצאים רק עובדים שדוח השעות שלהם לחודש אושר. לחצו הורדת הקובץ כדי לשמור את קובץ הכמויות QDIV (למשל QDIV0926.013) ולטעון אותו במיכפל. כל ייצוא נרשם, וליד כל עובד מופיע מתי יוצא לאחרונה.

משמרות

במשכורות ← משמרות מוצג לוח יומי של כל העובדים הפעילים. ברירת המחדל היא היום, עם חיצים למעבר בין ימים וכפתור היום לחזרה. למעלה מופיע עובדים עכשיו — מספר העובדים שמשמרתם פתוחה כרגע. עובדים שעובדים כרגע מופיעים בראש הרשימה ומסומנים בירוק, עם השעות שרצות באותו יום.

ביום הנוכחי אפשר ללחוץ התחלת משמרת או עצירת משמרת ליד כל עובד (למשל לעובד בלי התחברות לאפליקציה). בימים קודמים אפשר לצפות בשעות ובלחיצה על שורה לערוך משמרת קיימת. הוספת משמרת עדיין מאפשרת לרשום משמרת ידנית עם שעת התחלה וסיום. אם משמרת פתוחה עוברת 15 שעות, המערכת מציגה אזהרה ומסמנת את השורה — בלי לעצור אותה אוטומטית.

סיכומים

במשכורות ← סיכומים מוצג לכל חודש סיכום של כל העובדים: ימי עבודה, סה“כ שעות, חלוקה ל-100%/125%/150%, ימי היעדרות לפי סוג ועלות משוערת (שכר לשעה × שעות משוקללות, לעובדים עם שכר לשעה בלבד). מיינו לפי שם, שעות או עלות בלחיצה על כותרת העמודה, ולחצו על עובד לצפייה בשנים-עשר החודשים שלו, או על ייצוא ל-CSV להורדת הטבלה לאקסל.

הסיכום כולל גם דוחות שחושבו ועדיין לא אושרו. בדקו את הסטטוס ליד כל עובד; סיכום או קובץ CSV אינם אישור שעות ואינם קובץ הייצוא למיכפל.

משרד הנהלת חשבונות

צוות משרד שמנהל את הלקוח (מנהל או צוות, לא צופה) רואה את כל מסכי המשכורות של הלקוח ויכול לאשר שעות ולייצא למיכפל בשמו. במשרד ← משכורות מופיעה טבלת כל הלקוחות שמודול המשכורות פעיל אצלם עם מספר העובדים, הדוחות שחושבו ואושרו והייצוא האחרון לחודש שנבחר; פתיחת אישור שעות עוברת ישירות למסך אישור השעות של הלקוח.

ממשיכים מכאן

דיווח שעות לעובדים · הזמנת משתמש וצוות העסק