דלגו לתוכן
SmartBillמרכז העזרה

תיבת Google Drive להוצאות

התוסף תיבת Google Drive יוצר תיקייה ב-Drive שלכם. כל קובץ PDF או תמונה (JPG/PNG) שתשמרו בתוכה הופך לטיוטת הוצאה ב-SmartBill, וכשכל הפרטים זוהו ההוצאה עוברת ל“ממתינה לאישור”. אפשר לשמור לתיקייה מהמחשב דרך Google Drive לשולחן העבודה, מהדפדפן או מהטלפון.

לפני שמתחילים: התוסף צריך להיות מופעל לעסק שלכם (אם הכרטיס נעול, פנו לתמיכה), ונדרש חשבון Google מחובר עם היכולת Drive Inbox בחיבורי Google.

בחרו את המסך שבו אתם משתמשים ב־SmartBill:

  1. פתחו תוספים בתפריט הצד ובחרו תיבת Google Drive.
  2. לחצו הגדרות ובחרו את חשבון Google תחת חשבון Google לתיבה. אם הרשימה ריקה, לחצו ניהול חשבונות וחברו חשבון עם היכולת Drive Inbox.
  3. השאירו את שם התיקייה או שנו אותו, ולחצו צור וקשר תיקייה. SmartBill יוצר את המבנה In/Expenses ו-Out ומשתף את התיקייה עם חשבון השירות שלו.
  4. הפעילו סריקה אוטומטית ולחצו שמור הגדרות.
  5. פתחו את התיקייה ב-Drive (פתח ב-Drive) ושמרו קובץ לתוך In/Expenses. תוך רבע שעה הוא יופיע ברשימת קבצים שטופלו; כדי לא לחכות, לחצו סרוק עכשיו.

מה קורה לקובץ

קישור לחלק: מה קורה לקובץ
  • קובץ שנקלט בהצלחה עובר מ-In/Expenses אל Out/{שנה}/Expenses. השנה נקבעת לפי תאריך המסמך שזוהה. זו ההוכחה שלכם ש-SmartBill טיפל בקובץ.
  • קובץ שכבר קיים בהוצאות שלכם לא נוצר פעמיים. הוא מסומן כבר קיים ועובר ל-Out.
  • קובץ שנכשל נשאר ב-In/Expenses ומוצג עם השגיאה ברשימה. SmartBill ינסה שוב עד שלוש פעמים.
  • קבצים שאינם PDF/JPG/PNG, מסמכי Google ותיקיות נשארים במקום ומסומנים לא נתמך.
  • כשהסריקה האוטומטית כבויה לא מיובאים קבצים, גם אם הם כבר בתיקייה.

בדקו את טיוטת ההוצאה כרגיל: הקריאה האוטומטית יכולה לטעות בספק, בתאריך או בסכום. ראו בדיקת הוצאה ותיקון פרטים.

כשמשהו לא עובד

קישור לחלק: כשמשהו לא עובד
  • “התיקייה עדיין לא קושרה”: פתחו את ההגדרות ולחצו צור וקשר תיקייה. אם מחקתם את התיקייה ב-Drive, הפעולה יוצרת אותה מחדש.
  • שגיאה אחרונה בכרטיס החיבור: לרוב חשבון Google נותק או שהשיתוף עם חשבון השירות הוסר. לחצו בדוק ותקן קישור בהגדרות, ואם החשבון נותק חברו אותו מחדש בחיבורי Google.
  • “ייבוא מ-Drive לא זמין כרגע”: השירות אינו מוגדר בצד SmartBill. פנו לתמיכה.
  • אל תעבירו ידנית קבצים לתיקיית Out; קבצים שם אינם נסרקים.

ממשיכים מכאן

קישור לחלק: ממשיכים מכאן

מציאת תוספים וחיבורים · צילום והעלאת הוצאה · עזרה כשנתקעים